Billigt är dyrt

Att offentliga upphandlingar oftast slutar med att den som erbjuder lägst pris vinner kan tyckas fullständigt självklart. ”Lägst pris får affären” är väl själva kärnan i den marknadsekonomiska mekaniken på en konkurrensutsatt fri marknad? Ja visst! I vart fall när upphandlingen gäller skruvar eller grus. Men när upphandlande myndigheter envisas med att tillämpa ”lägsta pris” som utvärderingsgrund för mer komplexa affärer kommer det alltid finns upphandlingar där anbudsgivare lämnar för låga priser. Upphandlade projektstyrda leveranser såsom IT-projekt och byggentreprenader, slutar inte sällan med tvister om förseningar, fel och fördyrande extraarbeten. Varför: I komplexa affärer kan kvalité vara viktigare än pris. Kvalité är mycket svårare att fånga in och utvärdera – jämfört med pris – om man inte är tillräckligt insatt.

I Upphandlingsutredningens delbetänkande ”På jakt efter den goda affären” konstateras att upphandlande myndigheter i allt för hög utsträckning fokuserar på pris, på bekostnad av varan eller tjänstens kvalité. Många upphandlande myndigheter saknar kunskap och erfarenhet för att kunna genomföra en upphandling med fokus på hög kvalité och ”lyckligt slut”. Det är helt enkelt avgörande att den upphandlande myndighet förstår och kan förklara på ett djupare plan vad de vill ha ut av tjänsten eller varan. För att åstadkomma detta inom ramen för upphandlingen krävs förutsättningar för ökat kunskapsutbyte mellan upphandlande myndigheter och anbudsgivare. Den upphandlingsrättsliga verktygslådan har numer många och spännande verktyg som är tänkta att fungera i den riktningen. Konkurrenspräglad dialog, förhandlat förfarande och projekttävlingar är exempel på upphandlingsformer som kan användas för att genom en ökat interaktivitet i upphandlingen nå längre i strävan att utvärdera kvalité vid sidan av priset. Det gäller givetvis också att upphandlande myndighet behärskar konsten att utforma och tillämpa utvärderingsmodeller som klarar av att processa ”mjukare” ingångsvärden med bibehållen förutsebarhet.

Det spelar emellertid ingen roll hur många nya upphandlingsformer lagstiftaren hittar på eller hur fiffiga utvärderingsmodeller man konstruerar – Vill man göra en god affär så måste upphandlande myndighet och leverantör lägga kraft och energi på att förstå varandras villkor och förutsättningar – några genvägar förbi detta finns inte.